Mulher com as mãos sobre papel executando o método GTD (Getting Things Done)

Use o método GTD em sua rotina e tenha mais organização

Robson Ribeiro

Veja se já passou por essa situação: você está sentado, estudando, e durante um momento perde a concentração. Nessa hora, acaba se lembrando de uma tarefa que precisava ser feita para o dia, abandona seus estudos e sai correndo para fazer o que tinha se esquecido.

E aí, se identificou? Isso é mais comum do que parece e o motivo de acontecer é a falta de organização de tarefas. Para resolver esse problema, é possível usar várias técnicas. Dentre elas, o método GTD (Getting Things Done) é uma excelente alternativa.

Quer conhecer esse método e aprender a aplicá-lo em sua vida? A gente te ajuda!

Método GTD (Getting Things Done)

O que é o método GTD?

Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de organização pessoal criada pelo consultor e instrutor em produtividade David Allen. Com seus 30 anos de experiência na área de produtividade, ele compilou as melhores práticas e produziu um guia para auxiliar as pessoas.

Esse guia, que reúne diversos aprendizados e técnicas, virou um livro e recebeu o nome de “Getting Things Done” (em português a obra é chamada de “A arte de fazer acontecer”). Essa obra é a base da metodologia GTD.

O GTD nada mais é do que um sistema organizado, dividido em vários passos, que permite que uma pessoa possa organizar sua vida pessoal, acadêmica e profissional.

Como essa técnica de organização pessoal pode te ajudar?

A organização pessoal é mais importante do que imaginamos. Ao longo do nosso dia, desperdiçamos muito tempo com coisas que poderiam ser deixadas de lado ou que deveriam ser feitas em outros momentos.

Além disso, a falta de organização faz com que sempre fiquemos pensando no que precisa ser feito (como no exemplo dado no início deste texto) e perdemos parte do nosso foco. Em outras palavras: deixamos de aproveitar o nosso tempo com eficiência e ainda não aproveitamos ao máximo as atividades que nos dispusemos a fazer (estudar, por exemplo).

Ao mudar isso e viver em uma rotina organizada você, estudante, pode aproveitar melhor seu tempo, ter um desempenho mais alto nos estudos e ainda aproveitar algum tempo de lazer, tudo graças ao tempo extra que a organização gera.

Como usar o método GTD?

O método GTD é muito simples de utilizar, e ao mesmo tempo muito eficiente. Ele é visto como uma das melhores, se não a melhor, estratégia de organização pessoal da atualidade. O grande potencial dele está em duas coisas: os cinco passos para fazer as coisas acontecerem e o modelo de tomada de decisão.

Cinco passos para fazer acontecer

O GTD é dividido em cinco passos principais, da seguinte forma:

  1. Capturar: No primeiro momento, você deve tirar todas as coisas da sua cabeça (essas “coisas” são conhecidas como “tralha”) e colocá-las em um papel ou planilha (isso é chamado de inbox).
  2. Esclarecer: Olhe para seu inbox e comece a analisar tralha por tralha. Veja o que precisa de uma ação e o que não necessita de atenção.
  3. Organizar: Organize sua lista, separando o que precisa de atenção e o que não requer seu foco no momento. Você vai consultar essa lista com frequência, então, faça essa etapa com carinho.
  4. Refletir: Revise o sistema que você criou, veja se todas as informações estão ali e se existe algo que está faltando. Atualize algum dado, caso seja  necessário.
  5. Engajar: Faça o que você precisa fazer. É nessa hora que você segue sua lista e faz as coisas que deveriam ser feitas, com a tranquilidade de que está fazendo o melhor e que não precisa se preocupar com mais nada durante essa atividade.

Modelo de tomada de decisão

Esses cinco passos são a base do método GTD. Tudo que fazemos nesse modelo de organização pessoal respeita essa lógica de coleta de informações, análise, organização, refinamento de informações e execução.

Entretanto, a metodologia ainda traz um modelo de tomada de decisão que você pode adotar baseado em simplesmente responder “sim” ou “não” para algumas perguntas. Veja como funciona!

Em primeiro lugar, coloque toda a tralha em seu inbox. Quando tudo estiver ali, passe a analisar uma por uma da seguinte forma:

Essa tralha requer alguma ação? Se a resposta for “não”, você tem três opções: jogue a tralha fora (risque da sua lista), coloque ela em uma área de “um dia/ talvez” ou armazene-a na área de “referências”, caso seja algo importante e que você pode consultar no futuro.

Caso a resposta para a primeira pergunta seja “sim”, se pergunte se a ação que é demandada demora dois minutos ou menos. Caso a resposta seja “sim” novamente, resolva a tralha nesse exato momento.

Se a resposta for não, se pergunte se você é o responsável por aquela tralha. Caso a resposta seja não, delegue a tarefa para outra pessoa e a anote  em algum lugar para lembrar de acompanhar o andamento da ação no futuro.

Caso a tralha seja de sua responsabilidade e demore mais de dois minutos para ser feita, existem duas alternativas: você pode agendá-la (se for uma apresentação de trabalho com data marcada, uma ida ao médico ou algum compromisso que tenha dia e hora específicos) ou colocar no bloco de “próximas ações” e fazê-la assim que terminar as tarefas que precisam ser feitas antes dela.

Como você pode ver, o método GTD é uma forma de organização pessoal simples de entender e de aplicar em sua vida. Além disso, ela é extremamente eficiente e pode mudar drasticamente sua rotina.

Para melhorar esse método e deixá-lo ainda mais adequado aos seus objetivos, leia nosso texto que explica sobre como montar uma rotina de estudos eficiente.

Aprenda a criar uma rotina de estudos!

 

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